„Umparken im Kopf“ – das gilt bei Opel auch an den Büroarbeitsplätzen. Denn wo noch vor Jahresfrist „Lotus Notes“ benutzt wurde, werden in der GM-Welt Mails nun mit „Microsoft Outlook“ versendet. Die Umstellung bedeutete ein gewaltiges Stück Arbeit für die IT-Experten der gesamten GM-Welt und auch für das Rüsselsheimer Messaging Team. Immerhin werden von den 27.000 Mail-Boxen bei Opel mehr als 700.000 Mails versendet – jeden Tag.
Analog zur Opel-Markenkampagne wünscht sich Horst Hecker, Leiter des Rüsselsheimer Messaging Teams, von den Nutzern ein vorurteilsfreies Hinschauen. Er vergleicht die Umstellung des Mailsystems mit dem Umstieg von einem Diesel-Auto auf einen Benziner: „Es ist anders konstruiert und fühlt sich anders an. Beide brauchen eine angepasste Infrastruktur, und an die Bedienung muss man sich vielleicht etwas gewöhnen. Vernünftige Gründe gibt es für beide.“
„Migration“ nennen es die IT-Spezialisten, wenn eine Software-Infrastruktur grundlegend verändert wird. Und eine solche Migration muss gut vorbereitet sein. Der offizielle Startschuss fiel bereits im Februar 2013. Eine Delegation des amerikanischen Projektteams unter Leitung von Mike Adelson, das die Migration federführend weltweit betreuen sollte, war zu Besuch im Adam Opel Haus und besprach mit den IT-Spezialisten die Vorgehensweise und Besonderheiten, die in Europa zu beachten waren. Dabei wurde der Grundstein für ein reibungsloses Miteinander gelegt. Die Koordination für Europa übernahm Drew Lewin aus Luton.
Analog zur Opel-Markenkampagne wünscht sich das Messaging Team von den Nutzern ein vorurteilsfreies Hinschauen in Sachen neuer Outlook-Anwendungen.
27.000 Mailboxen in Europa – Da sind Prioritäten gefragt
Das Projektteam musste zuerst die Bedingungen für die Genehmigung durch den Betriebsrat erfüllen. Daher startete die Umstellung in Deutschland erst kurz vor Jahresende und wurde dafür umso schneller durchgezogen. Denn der zeitweise Parallelbetrieb des alten Server-Systems „Lotus Domino“ und der neue „Microsoft Exchange“ Systems ist komplex. Europaweit wurden 27.000 Mailboxen von Lotus Notes auf MS Outlook umgestellt. Dabei war manch harte Nuss zu knacken, etwa, wenn es darum ging, die Verteiler der Massenmails ins neue System zu integrieren – in Europa waren diese in Lotus Notes automatisch gepflegt worden.
Zudem fiel bereits Mitte 2013 im Zuge der „IT-Insourcing“-Strategie von GM, nach der, wenn irgend möglich, alle Arbeiten innerhalb des Unternehmens erledigt werden sollen, das Unterstützer-Team im indischen Chennai weg. Bisher ein wichtiges Standbein im Lotus Notes Support für GM. Ende April jedoch war es geschafft: „Wir konnten ruhigen Gewissens anfangen, die alten Domino-Server herunterzufahren, ohne dass Nutzer-Beschwerden zu befürchten waren“, erzählt Reinhard Schmitz, der am 24. April in Anwesenheit des gesamten Teams die ersten beiden Server herunterfuhr. Bis Ende Mai waren alle 24 Domino-Mailserver stillgelegt.
Eine bewegte Geschichte: Von EDS zum Messaging Team
Ein Moment, den das Messaging Team mit einem lachenden und weinenden Auge wahrnahm – und Erinnerungen wachrief: „Als ich 1995 bei EDS begann, gab’s bei Opel gerade mal 2000 Lotus Notes-Nutzer“, erzählt Horst Hecker. Die Zahl wuchs jedoch rasant, es folgte eine Fülle von Architekturänderungen, umfangreichen Upgrade- und Konsolidierungsprojekte sowie organisatorische Änderungen. EDS wurde von Hewlett Packard übernommen, der Standort in der Rüsselsheimer Eisenstraße stillgelegt. 2013 wechselten im Rahmen des „GM IT-Insourcing“ fünf Mitarbeiter der Lotus Notes-Mannschaft zu Opel – sie betreuen seither von Mainz-Kastel aus zusammen mit dem Schwesterteam in Detroit nun auch die Services für das neue Mailsystem.
Bei GM hat in der IT eine neue Ära begonnen: Die gesamte IT wurde weltweilt personell und organisatorisch neu aufgestellt. Parallel wurde auch ein neues Programmsystem eingeführt, mit dem das Helpdesk die Problemmeldungen der Benutzer erfaßt und an die zuständigen Teams weiterleitet. Mit dem Wechsel all dieser Systeme, müssen auch die Abläufe in der Benutzeradministration teamübergreifend immer wieder überarbeitet werden.
Archive liegen künftig in der Exchange-Mailbox
Viele Nutzer müssen noch ihre alten Lotus Notes-Archive in ihre neue Exchange-Mailbox hochladen. Dazu wird aktuell ein Uploader-Tool ausgerollt. Und zwar peu a peu, um die Netzleitungen zu den Mailservern in den USA nicht zu überlasten. Dass die Benutzer keine Archive mehr auf ihrem PC speichern sollen, ist eine globale GM-Direktive – dadurch soll der Zugriff vereinfacht werden, etwa, wenn Daten für juristische Angelegenheiten benötigt werden.
Lotus Notes wird noch für rund 250 Datenbanken in Europa genutzt. Bis Ende 2015 sollen auch diese stillgelegt oder auf andere Systeme umgestellt sein. „Das ist nicht einfach, denn bei Lotus Notes waren die Datenbank- und Mailfunktionen nahtlos integriert. Dafür werden bei MS Sharepoint und anderen Produkten zusätzliche Tools benötigt“, erklärt der langjährige Datenbankentwickler Thomas Herth. Von „Routinebetrieb“ kann im Messaging Team also noch lange nicht die Rede sein.
GM setzt die brandneuen Versionen Outlook 2013 und Exchange 2013 ein. Damit bleibt den Benutzern bereits ein erster Upgrade erspart. Ein Nachteil der aktuellen Version: „Bislang gibt es kaum Trainingsmöglichkeiten für diese Version“, sagt Elke Rosignuolo vom Messaging Team.
Dazu soll den Benutzern das „Outlook Resource Portal“ dienen:
https://gmweb.gm.com/sites/outlook/Pages/Home.aspx
Dort gibt es viele Beschreibungen und auch Videos zu häufig genutzten Funktionen.